OTEL DENETİM HİZMET SÖZLEŞMESİ
Madde 1- Taraflar
İş bu sözleşme; .... adresinde mukim .... ile ..... adresinde mukim .... arasında akdedilmiştir.
Her iki taraf yukarıda belirtilen adresleri tebligat adresi olarak kabul etmişlerdir. Adres değişiklikleri yazılı olarak tebliğ edilmedikçe en son bildirilen adrese yapılacak tebligat ilgili tarafa yapılmış sayılır.
Taraflar, yazılı tebligatı vakit geçirmeksizin yapmak kaydıyla elden teslim yahut faks veya elektronik posta adreslerini kullanmak suretiyle bildirimde bulunabilirler.
Madde 2- Sözleşmenin Konusu
Sözleşme konusu; ... otelin ... Yılı, Finansal açıdan, üretilen belge, prosedür ve raporların kontrolleri açısından, müşteri açısından, iç süreçlerin verimliliği ve personel gelişim ve öğrenme hedefleri açısından denetim faaliyetini kapsamaktadır.
Madde 3-İç Denetim Hizmetinin Aşamaları ve Kapsamı
1.aşama: İşletme iç denetim raporunun nihai sunumunu da oluşturan kurum karnesi hedefleri işletme yönetimi ile birlikte belirlenir. Denetim çalışması; finansal-mali yapı, üretilen belge, prosedür ve raporların kontrolleri, müşteri memnuniyeti ve satış pazarlamam çalışmaları, iç süreçlerin verimliliği ve personel gelişim ve öğrenme hedefleri; otel içi denetimlerde görev almış uzmanlarımız tarafından geliştirilen (1) mali-faaliyet yeterlilik kontrol listesi-300 madde-, ve (2) hizmet yeterlilik gizli müşteri kontrol listesi-110 madde- ile ve bunlarla sınırlı olmaksızın ihtiyaç duyulacak diğer ilave yöntemlerle işletme süreçleri gözden geçirilerek yapılır.
2.aşama: bu aşamada iç denetçi, denetim konusuyla ilgili her türlü bilgi ve belge ile nakit, kıymetli evrak ve diğer varlıkların gösterilmesini talep eder ve denetimin gerektirdiği araç, gereç ve diğer imkanlardan yararlanır. Denetim işletme büyüklüğüne göre değişmekle birlikte maksimum beş işgününde bitirilmesi hedeflenir. Şirketimiz tarafından birinci aşamada bahsedilen kontrol listeleri kullanılarak;
Finansal perspektif,
Karar alma süreçlerinde kullanılacak mali veriler, faaliyet tablosunun hazırlanmasında verilerin elde edildiği yönetim, maliyet muhasebesi çalışmaları, raporlama gibi hususlarda işletmenin ne durumda olduğu denetlenir.
Gelir kontrol işlemleri kapsamında; Ön büro işlemleri denetimi (PM Hesaplar, Rebateler, Minus Booking, Correctionlar..v.b. dahil), Satış pazarlama ve acenta komisyon denetimleri, satış sözleşmeleri, Rate Change kontrolü (Rezervasyon yetkilisinden fiyatı ne sebeple değiştirdiği ile ilgili bilgi ve belgeler) , kasa sayımları, Rezervasyon takipleri, Ön büro-Muhasebe-entegrasyonu, vb. tüm kritik süreçler denetlenir.
Gider kontrol işlemleri kapsamında; Bonus, upsell gibi personele yapılan ödemelerin kontrolü ve prosedürlerinin incelenmesi, Satın alma süreci, Board Raporu (kahvaltı kullanımı) kontrolü ile Room Only den gelen kahvaltı satın alanların kontrolü, Program verileri (reçeteler, mutfaktan verilen günlük tüketim raporları..v.b.), Adisyonlar ile satış raporu ve satış raporu ile stok programındaki satış hareketlerinin kontrolü, Ödenmez ve ikram raporları kontrolü, Depo sayım ve düzeni, Bordro hazırlama Süreci, Alacak borç yönetimi, Maliyet muhasebesi süreci, Teknik servis hizmetleri, Mutfak ve yiyecek alım ve zayiatları, Housekeeping ıskartaları, vb. tüm kritik süreçler denetlenir.
Potansiyel tüketim ve kullanımlar sonrası oluşan gerçek tüketim ile sayımlar sonucu oluşan tüketim değerleri arasındaki farklar kontrol edilir. Sebepleri raporlanır.
Depoların alım istatistikleri incelenir ve depolarda belirlenen maximum seviyeden fazla malzeme durumu tespiti yapılır.
Tedarikçi firma ilişkileri, listeleri, ödeme sıklıkları ve yazılı-sözlü ilişkileri incelenir.
Etkin bir vergi planlamasının varlığı, teşvik, destek, hibe vb. konulardan yeterli uygulamaların yapılıp yapılmadığı denetlenir.Bu denetimlerde hileli işlemlerin tespiti üzerinde özelikle durulur.
Müşteri perspektifi
Misafir istek ve şikayetlerinin yönetilmesi süreci, online yorumlar ve kurum imajı denetimi.
Gizli misafir ile tüm hizmet çıktılarının (rezervasyon, karşılama, resepsiyon, oda temizliği, oda servisi, kahvaltı, vb tüm hizmet birimleri) performans ve kalite denetimi yapılır.
İçsel süreçlerin verimliliği perspektifi
Genel yönetim faaliyetleri, önbüro, kat hizmetleri, yiyecek&içecek, teknik servis, bilgi işlem, insan kaynakları, satın alma, muhasebe, güvenlik, havuz-SPA olmak üzere tüm departmanların yönetsel yeterlilikleri denetlenir.
Personel ve gelişim-öğrenme perspektifi
Bu kapsamda personel devir hızı, personel başı eğitim saati, personel memnuniyet düzeyi ölçülür.
Personel motivasyonu düzeyi ve kurum kültürü gözlemlenir.
Personel dosyalarının incelenerek personele imzalatılan evrakların incelenmesi ile bunların iyileştirilmesi için önerilerde bulunulması.
Madde 4- Sözleşmenin, Bedeli ve Ödeme koşulları
İşbu sözleşmeye konu Denetim Hizmetlerinin Bedeli ....-TL + % 18 KDV dir.
Madde 5- Sözleşmenin Süresi
Denetim ..... otelinin .... dönem kapanışı ile başlar bu tarih ... dir, .....Denetim raporu ibrazı ile sona erer.
Madde 6- Yükümlülükler
The Peak Company Yükümlülükleri;
Denetim hizmetlerine gereken özen ve ihtimamı göstermeyi, sözleşme konusu işi, işbu sözleşmede belirtilen süre ve bedel dâhilinde gerçekleştirmeyi kabul ve taahhüt eder.
The Peak Company bilgi ve deneyimini .....otelinin yararı için kullanmalı, .....otelin den sözleşme konusu hizmetler dışında hiçbir kazanç elde etmemelidir.
Söz konusu işe ilişkin bilgi güvenliğine ve gizliliğe riayet edeceğini kabul ve taahhüt eder.
The Peak Company ve personeli Türk Yargı mercilerinin kararları saklı kalmak kaydıyla, sözleşme süresince söz konusu işe veya İdareye ait hiçbir bilgiyi 3. şahıslarla paylaşamazlar.
Tüm tespit, bilgi ve değerlendirmeleri yalnızca ve sadece ...... ile paylaşacaktır.
Otelde konaklanması halinde yalnızca .....otelinin işleri ile uğraşacak ve başka bir müşterisine hizmet vermeyecektir.
.....Oteli Yükümlülükleri ;
......oteli denetim faaliyetlerinin başarısı için The Peak Company'e denetim konuları ile ilgili sınırlı olmak kaydı ile her türlü bilgi ve belgeyi denetim personeline ibraz etmeyi taahhüt eder.
Denetim faaliyetleri ve süresi içerisinde The Peak Company denetim personelinin oda-kahvaltı konaklama ihtiyaçlarını sağlamayı taahhüt eder. (İşletmede denetim faaliyetleri gerçekleştirilecek süre içinde Maksimum günlük iki personel)
Madde 7- Yürürlük ve İmza
Bu sözleşme, taraflarca imzalandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer. Bu sözleşme 7 (Yedi) maddeden ibaret olup, taraflarca tam olarak okunup anlaşıldıktan sonra …/…/... tarihinde 2 (iki) nüsha olarak imza altına alınmıştır
*Denetim hizmeti aldığınız veya almak istediğiniz bir tesisiniz varsa teklifimizi öğrenmek için lütfen Kemal Cubukcu ile iletişime geciniz.